Business requirements management: de voordelen

Analisten rapporteren dat slecht management van business requirements de oorzaak is van het falen van 71 procent van alle projecten. De belangrijkste oorzaak is de communicatiekloof tussen:

• Wat het business team wil;
• Hoe het business team dit communiceert;
• In hoeverre IT deze requirements begrijpt en daarna implementeert.

Oorzaken van het falen van projecten

We kennen allemaal voorbeelden van falende projecten die hun geplande resultaat niet behaald hebben. Er worden veel verschillende redenen genoemd voor dit falen:

• De relaties met andere projecten zijn onvoldoende onderkend.
• De business requirements van andere afdelingen zijn onvoldoende aan bod gekomen.
• De ontwerpspecificaties zijn niet gecontroleerd op testbaarheid.
• De ontwerpspecificaties zijn niet gegroepeerd en gebundeld met het oog op een duidelijke fasering in de tijd.
• De ontwerpspecificaties zijn niet geclassificeerd in functioneel onafhankelijke releases. Er is geen versiebeheer van de specificaties.

Voordelen van methodische en gestructureerde verzameling van ontwerpspecificaties (Requirements Analysis)

Methodische en gestructureerde verzameling van ontwerpspecificaties heeft veel voordelen:

• Een betere en meer gestructureerde manier om met de klant te communiceren gedurende de analyse-, ontwerp- en bouwfase.
  Dit leidt onmiddellijk tot een hogere klanttevredenheid.
• Meer accurate taak- en projectschattingen, omdat de requirements completer en accurater zijn.
• Mogelijke risicovolle problemen worden in een vroeg stadium onderkend.
  Dit geeft u de gelegenheid tijdig en proactief maatregelen te treffen.
• Een veel flexibeler ontwerp, dat veel geschikter is om in een later stadium wijzigingen door te voeren.
• De mogelijkheid om van een project tijdens de uitvoering de prioriteiten te herzien zonder de doorlooptijd volledig uit het oog te verliezen.

Planbare projecten

Deze redenen tot falen leiden tot een slechtere planning van projecten. Elke Euro die u in een eerdere fase van het project bespaard, leidt tot veelvoudige besparing in latere stadia van het project. U begrijpt dat het hier om veel geld gaat! De vuistregel geeft een verhouding van 1:100 tussen de fasen planning, analyse, ontwerp, realisatie, implementatie en operatie. Daarnaast lijdt de afgeleverde kwaliteit eronder. Daar komt de stress nog bij van de verminderde controleerbaarheid en planning van het project en de daarmee samenhangende budgetoverschrijdingen.

Bovengenoemde redenen in aanmerking genomen verdient het daarom sterke aanbeveling om de business requirements te managen. De betere Return On Investment (ROI) is dan een leuke bonus!

Release Management

Het extra voordeel om specificaties tot releases te bundelen en zo in de loop van de tijd te implementeren heeft nog meer voordelen. Resultaten komen eerder ter beschikking van de organisatie en de voordelen kunnen eerder geïncasseerd worden. Omdat de uitgaven beter over de tijd gespreid kunnen worden heeft dit een dubbele positieve invloed op de cashflow.

Organisaties veranderen continu evenals hun omgeving. Als gevolg daarvan veranderen de bedrijfsprioriteiten voortdurend. Als u eerder succesvol kunt opleveren, dan koopt u zichzelf tijd. Dat geeft u de gelegenheid om indien nodig of wenselijk de ontwerpspecificatie te herzien, ook in relatie tot andere bedrijfsprioriteiten. U kunt dus een ander project een hogere prioriteit geven zonder in moeilijkheden te raken. U kunt het 1e project weer oppakken, zodra daar aanleiding toe is.

Consequenties

De consequentie van releases is dat u niet langer met 1 set specificaties kunt volstaan, maar dat u met versies gaat werken. Na elk evaluatiemoment creëert u een nieuwe set op basis van de aangepaste ontwerpspecificaties.

Samenvatting van de voordelen van het managen van business requirements

We zetten alle voordelen nog eens op een rij:

• Projecten resulteren in betere operationele bedrijfsprocessen.
• Lagere risico's.
• Lagere projectkosten en veel lagere operationele kosten.
• De voordelen kunnen eerder geconsumeerd worden.
• Hogere flexibiliteit wat betreft wat wel en wat niet te implementeren, en wanneer.

Herkent u 1 of meer van de genoemde problemen? Heeft u deze voordelen al eens nader bekeken en berekend wat dit voor uw eigen organisatie kan betekenen? Heeft u uw eigen business case al eens berekend? Geef ons u uw feedback!

Wilt u eens praten over wat business requirements management voor uw organisatie kan betekenen? Wilt u een business case opgesteld hebben? Wilt een Quick Scan op ontwerpspecificaties van een project, of een assessment op de implementatie van requirements management binnen uw organisatie? Neem nu contact op met Hans Lodder!